แบบฝึกท้ายบท Coordinating การประสานงาน

1.สิ่งสำคัญเบื้องต้นของการประสานงานมีอะไรบ้าง

ตอบ 1.การจัดวางหน่วยงานที่ง่ายและเหมาะสม

                ในการจัดการศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้การจัดวางหน่วยงานควรคำนึงถึง
1.การแบ่งแผนกซึ่งช่วยในการประสานงาน กล่าวคือ การจัดแผนกต่าง ๆ บางแผนกมีความจาเป็นต้องประสานกันควรอยู่ใกล้ชิดกันเนื่องจากการติดต่ออย่างไม่เป็นทางการระหว่างผู้ที่ทางานอันเกี่ยวเนื่องอย่างใกล้ชิดกันมากขึ้น
2.การแบ่งตามหน้าที่
3.การจัดวางรูปงานและระเบียบการที่ชัดแจ้งแก่ทุก ๆ คนที่เกี่ยวข้อง
2.การมีโครงการและนโยบายอันสอดคล้องกัน
3.การมีวิธีติดต่องานภายในองค์การที่ทำไว้ดี
                เครื่องมือที่ช่วยในการติดต่อส่งข่าวคราวละเอียด ได้แก่
1.แบบฟอร์มในการปฏิบัติงาน (Working Papers)
2.รายงานเป็นหนังสือ (Written report)
3.เครื่องมือวิทยาศาสตร์ในการติดต่องาน เช่น ระบบการติดต่อภายใน โรงพิมพ์ เป็นต้น
4.มีเหตุที่ช่วยให้มีการประสานงานโดยสมัครใจ
               การประสานงานส่วนมากมักจะเกิดขึ้นจากการร่วมมือโดยสมัครใจของบุคลากรในศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้
5.การประสานงานโดยวิธีควบคุม
                หัวหน้างานมีหน้าที่จะต้องคอยเฝ้าดูการดาเนินปฏิบัติงานต่าง ๆ พื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างสอดคล้องและจะต้องใช้วิธีประเมินผลการปฏิบัติงานทุกระยะจะได้ทราบข้อบกพร่องหาทางแก้ไขให้การปฏิบัติงานถูกต้องยิ่งขึ้น
2. เทคนิคการประสานงาน (Techniques Coordination) มีอะไรบ้าง
ตอบ  1.จัดให้มีระบบการติดต่อสื่อสารทั้งภายในหน่วยงานและภายนอกหน่วยงานอย่างมีประสิทธิภาพ
2.การกำหนดอำนาจหน้าที่และตำแหน่งงานอย่างชัดเจน
3.การสั่งการและการมอบหมายอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ
4.การใช้คณะกรรมการหรือเจ้าหน้าที่ที่ทาหน้าที่ประสานงานโดยเฉพาะการประสานงานภายในองค์การ
5.การจัดให้มีการประสานงานระหว่างพนักงานในองค์การ
6.การจัดให้มีการฝึกอบรมและพัฒนาผู้ใต้บังคับบัญชา
7.การติดตามผล

 3. จงอธิบายอุปสรรคของการประสานงาน มาพอเข้าใจ

ตอบ       1.การขาดความเข้าใจอันดีต่อกันระหว่างผู้ปฏิบัติงานด้วยกันจะกลายเป็นสาเหตุทาให้การติดต่อประสานงานที่ควรดาเนินไปด้วยดี ไม่สามารถกระทำได้

2.การขาดผู้บังคับบัญชาหรือผู้บริหารที่มีความสามารถ

3.การปฏิบัติงานไม่มีแผน ซึ่งเป็นการยากที่จะให้บุคคลอื่น ๆ ทราบวัตถุประสงค์และวิธีการในการทำงาน

4.การก้าวก่ายหน้าที่การงาน

5.การขาดการติดต่อสื่อสารที่ดีย่อมทำให้การทางานเป็นระบบที่ดีของความร่วมมือขาดความเข้าใจซึ่งกันและกัน

6.การขาดการนิเทศงานที่ดี

7.ความแตกต่างกันในสภาพและสิ่งแวดล้อม

8.การดำเนินนโยบายต่างกันเป็นอุปสรรคต่อการประสานงาน

9.ประสิทธิภาพของหน่วยงานต่างกันจะเป็นการยากที่จะก่อให้เกิดมี

ความร่วมมือและประสานงานกันเพราะแสดงว่ามีฝีมือคนละชั้น

10.การทำหน้าที่ความรับผิดชอบและอำนาจไม่ชัดแจ้งทำให้ผู้ปฏิบัติงานเกิดความกังวลใจและอาจไปก้าวก่ายงานของบุคคลอื่นก็ได้

11.ระยะทางติดต่อห่างไกลกัน

12.เทคนิคและวิธีการปฏิบัติงานในแต่ละหน่วยงานแตกต่างกันเนื่องมาจากการกุมอำนาจหรือการกระจายอำนาจมากเกินไป

4. คำถามเพิ่มเติม: นิสิตยกตัวอย่างการประสานอย่างเป็นทางการ และไม่เป็นทางการ มาคนละ 2 วิธีการในการประสานงาน

ตอบ  1. วิธีประสานงานอย่างเป็นทางการ - มีแบบพิธีที่ตองปฏิบัติเช่น มีหนังสือติดต่อหรือตองแจ้งให้ คณะกรรมการเฉพาะกิจรับรู้และขอความเห็นชอบ ทำเป็นลายลักษณ์อักษรหรือการเสนอรายงานเป็นลำดับขั้น เป็นต้น

  2. วิธีประสานงานอย่างไม่เป็นทางการ - การประสานงานอย่างไม่มีพิธีรีตอง เพียงแต่ทำความตกลงให้ทราบถึงการที่จะปฏิบัติให้เป็นไปในจังหวะเวลาเดียวกันด้วยจุดประสงค์เดียวกัน การดำเนินการจะอาศยความใกล้ชิดสนิทสนมเป็นส่วนตัวระหว่างบุคคล